Tugas, Peran, dan Tanggung Jawab Apoteker di Pedagang Besar Farmasi     PT. Kimia Farma Trading  & Distribution

Oleh :
Drs.Muntaha Ahmad,Apt, MM
Direktur PT. Kimia Farma Trading & Distribution

Peranan dan tugas di Pedagang Farmasi bisa dikatakan sebagai babak baru peranan apoteker di distribusi farmasi . Sebagai penanggung jawab dalam distribusi farmasi mempunyai peran vital dalam mendistribusikan sediaan  farmasi dari saluran distribusi besar sampai yang kecil.Pengetahuan tentang logistik memegang peranan dalam menjalankan distribusi farmasi.
Sebagai penanggung jawab di PBF apoteker memegang peranan dari perbekalan yang  datang sampai sediaan  farmasi yang didistribusikan ke unit farmasi lain.Dalam mengelolaan sediaan  farmasi dimulai bagaimana menata gudang serta menyimpannya sesuai standar yang dipersyaratkan oleh Quality Control pabrik dan mengelola dokumen yang sah sebagai bahan untuk telusur sehingga kwalitas sediaan farmasi dapat dijaga sampai ke pengguna. 
Dengan dikeluarkan Peraturan Kepala BPOM RI HK 03.1.34.11.12.7542 tahun 2012 tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat Yang Baik peranan Apoteker di bidang Distribusi obat lebih diakui lagi bukan hanya mengelola distribusi obat tetapi lebih jauh lagi ke sistem manajemen mutu. Secara ringkas dapat digambarkan tugas dan peranan apoteker di PBF sebagai berikut sesuai PP 51 tahun 2009 dan pedoman teknis CDOB

1. Tugas 
•	Melakukan pekerjaan kefarmasian (pembuatan termasuk pengendalian mutu Sediaan Farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusi atau penyaluranan obat, pengelolaan obat, , pelayanan informasi obat, 
•	 Membuat dan memperbaharui SOP (Standard Operational Procedure)
•	Harus memenuhi ketentuan cara distribusi  obat yang baik yang ditetapkan oleh Kepala BPOM saat melakukan pekerjaan kefarmasian dalam distribusi atau penyaluran sediaan farmasi, termasuk pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan proses distribusi atau penyaluran sediaan farmasi. 
2. Peran
•	Sebagai penanggung jawab Pedagang Besar Farmasi meliputi pemesanan,penerimaan , penyimpanan, penyaluran sesuai kaidah CDOB
•	Memastian mutu (Quality Assurance) berjalan dengan baik sesuai SOP  (Standard Operational Procedure)
•	Dalam melakukan pekerjaan kefarmasian pada fasilitas pelayanan kefarmasian, apoteker dapat mengangkat seorang Apoteker pendamping yang memiliki STRTTK. 
3. Tanggung jawab 
a)  Menyusun, memastikan dan mempertahankan penerapan sistem manajemen mutu
Dalam menyusun , memastikan  dan mempertahankan mutu apoteker berperan aktif dalam menyusun sistem mutu yang mencakup tanggung jawab , proses dan langkah manajemen risiko terkait dengan kegiatan yang dilaksanakan. Dimulai dengan peran menyusun SOP (Standard Operational Prosedure) sampai implementasinya . Termasuk penyusunan struktur organisasi , proses dan pengelolaan sumber daya manusia yang kompeten  .Sehingga wewenang dan tanggung jawab  setiap orang jelas sehingga sistem mutu dapat dipertahankan . Apoteker harus mendokumentasikan semua kegiatan sehinnga dapat dipantau efektivitasnya .
•	Fokus pada pengelolaan kegiatan yg menjadi kewenangannya

Dengan adanya sistem mutu maka wewenang dan tanggung jawab apoteker menjadi jelas sehingga kinerja apoteker dapat dinilai .Fokus menjadi kata kunci pengeloaan kegiatan dan tidak ada lagi tumpang tindih wewenang .Dalam kegiatan distribusi dapat dipilah dimana saja apoteker berperan sehingga aspek kontrol semua kegiatan dapat dijaga . Sebagai contoh dalam validasi surat pesanan apoteker bertugas sebagai “validator” apakah surat pesanan tersebut memenuhi persyaratan baik kualitas maupun kuantitasnya (surat pesanan lengkap dan benar serta jumlah yang diminta wajar ).Demikian juga di proses akhir distribusi apoteker harus berperan sehingga proses distribusi dapat berjalan dengan benar sehingga kualitas yang didistribusikan tetap terjaga.
•	Mengelola program pelatihan personil yang terkait dalam kegiatan distribusi
Peran apoteker yang paling penting dalam menjaga sistem mutu adalah melatih personil sehingga personil pelaksana dapat menjalankan operasional sesuai dengan SOP dan menghasilkan proses yang benar.Pengelolaan pelatihan personil harus dilakukan secara kontinue dan terprogram dan dapat dievaluasi efektivitasnya .Perlu didokumentasikan progress hasil pelatihan termasuk penilaian kinerja personil dalam menjaga kompetensinya.
•	Mengkoordinir kegiatan penarikan obat
Dalam menjaga mutu obat yang didistribusikan peran apoteker dalam penarikkan obat baik yang mandatory (wajib) atau voloutary (sukarela) sangat vital. Perlu gerak cepat untuk mencegah obat dikonsumsi masyarakat sehingga bahaya yang ditimbulkan bisa diminimalisir.
Koordinasi dengan produsen,principal dan regulator harus diperkuat dalam proses penarikan obat.
•	Mengawasi penanganan keluhan pelanggan
Dalam mengevaluasi sistem mutu berjalan dengan baik , keluhan dari pelanggan bisa menjadi barometer .Tugas apoteker dalam menangani keluhan adalah mencatat dan mendokumentasikan keluhan selanjutnya memilah keluhan mana saja dan ditujukan kepada siapa .Sebagai apoteker posisinya mempresentasikan sebagai wakil dari poduk yang didistribusikan serta menjaga pelayanan yang dijanjikan ke konsumen.Keluhan terhadap mutu produk selanjutnya dikoordinasikan dengan principal dan produsen sedangkan untuk pelayanan jasa distribusi harus segera dievaluasi dan diperbaiki sehingga keluhan pelanggan bisa diminimalisir.
•	Melakukan kualifikasi pemasok dan pelanggan
Tugas apoteker yang utama dalam kualifikasi pemasok dan pelanggan melakukan screening sehingga dapat dipastikan pemasok atau pelanggan mempunyai izin sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku serta mengikuti prinsip CDOB.Kualifikasi pemasok dan pelanggan harus dilakukan berulang bukan hanya meminta salinan perizinan tetapi memantau proses transaksi jika ada penyimpangan.
•	Meluluskan obat/bahan obat kembalian untuk dikembalikan ke stok
Dalam prakteknya proses distribusi selalu ada barang kembalian dari pelanggan baik itu salah pemesanan ataupun pengembalian dikarenakan obat sudah mendekati Expire Date  , apoteker bertugas untuk bisa memeriksa sekaligus meluluskan bahwa obat bisa dikategorikan layak jual dan kembali sebagai stok.Tentunya ada dua fokus yang harus diperiksa yaitu kemasan ,petunjuk pemakain dan obat itu sendiri.
•	Berperan dalam perjanjian kontrak
Apoteker berperan dalam perjajnjian kontrak kerjasama untuk semua kegiatan yang menunjang pelaksanaan distribusi . Misal : antar fasiltas distribusi ,perjanjian pengiriman barang, pemeliharaan peralatan gudang , pest control dsb.
Sebagai contoh dalam proses distribusi obat adakalanya pengiriman dilakukan oleh jasa ekspedisi bukan oleh perusahaan distribusi itu sendiri . Apoteker wajib berperan dalam point-point perjanjian , point penting yang harus masuk dalam perjanjian adalah perusahaan ekspedisi wajib mengikuti kaidah CDOB dan apoteker berhak untuk mengaudit perusahaan distribusi untuk memastikan perusahaan distribusi melaksanakan CDOB .Contoh pengontrolan suhu pengiriman, penataan/pengepakan  produk supaya tidak terkontaminasi dengan produk lain.
•	Memastikan inspeksi diri dijalankan
Inspeksi diri harus dilakukan dalam rangka memantau pelaksanaan dan kepatuhan terhadap pemenuhan CDOB dan bahan untuk perbaikan selanjutnya. Pelaksanaan inspeksi diri dalam jangka waktu yang ditetapkan dilakukan oleh yang berkompeten dalam bidangnya. Apoteker harus melakukan apa saja yang menjadi hasil inspeksi tersebut dan didokumentasikan sehingga dapat dilihat progres serta perbaikan untuk menunjang semua pelaksaaan proses distribusi.Secara detail harus dibuat CAPA (Corrective Action Prepentive Action) sebagai acuan pelaksaan inspeksi diri .
•	Mendelegasikan tugasnya kepada apoteker/tenaga teknis kefarmasian jika berhalangan.
Dalam melaksanakan tugasnya apoteker bisa saja mendelegasikan tugas dan wewengnya kepada apoteker supervisi atau tenaga kefarmasian lainnya apabila berhalangan. . Hal tersebut dimungkinkan dengan memberi wewenang terbatas sehingga proses distrubusi tidak terganggu. Semua pedoman pendelegasian mengacu kepada SOP (Standard Operational Procedure) sehingga terjaga dan dapat dipertanggung jawabkan.
•	Turut serta dalam pengambilan keputusan untuk karantina atau pemusnahan obat/bahan obat.
Dalam prakteknya distribusi obat menyisakan satu risiko yang hanya bisa diminimalisir yaitu kerusakan obat. Kerusakan obat bisa saja terjadi akibat penerimaan, penyimpanan dan distribusi yang salah.Belum termasuk obat yang expire date karena tidak bisa dipasarkan. Tugas apoteker dalam hal ini memisahkan obat dengan kategori rusak/ED di tempat terpisah(dikarantina) supaya tidak bercampur dengan obat yang baik dan layak jual dengan diberi penandaan yang jelas untuk menghindari penyalahgunaan dan dampak terhadap kesehatan dan lingkungan.Selanjutnya setelah mendapat persetujuan dari managemen obat dapat dimusnahkan sesuai ketentuan yang berlaku dengan dibuatkan berita acara dan disaksikan oleh BPOM dan Dinkes setempat.
•	Memastikan pemenuhan persyaratan obat  
Tugas apoteker yang terpenting dalam mendistribusikan obat adalah memastikan pemenuhan persyaratan obat meliputi : berasal dari pemasok yang mempunya izin sesuai ketentuan yang berlaku dan menerapkan kaidah CDOB.Memastikan pasokan obat mempunyai izin edar yang berlaku,tidak rusak/mengalami perubahan  selama penerimaan/transfortasi, tidak kadaluarsa atau mendekati kadaluarsa serta nomor batch sesuai yang tertera di dokumen .Selama penyimpanan apoteker wajib mengikuti aturan penyimpanan utamanya persyaratan suhu penyimpanan dan tidak bercampur dengan produk lain yang dapat terkontaminasi. Dalam proses pendistribusian harus tetap dipenuhi seperti dalam proses penyimpanan  utamanya persyaratan suhu penyimpanan dan tidak bercampur dengan produk lain yang dapat terkontaminasi  sehingga mutu dapat dijaga . 

Secara umum, peran apoteker  di Pedagang Besar Farmasi dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu sebagai berikut :

1. Profesional
Peran Apoteker di Pedagang Besar Farmasi adalah menjaga proses distribusi sediaan farmasi berjalan dengan baik dan benar sesuai ketentuan yang berlaku.Menetapkan dan melaksanakan SOP (Standard Operational Procedure). . Apoteker sejatinya harus memiliki kompetensi, maksudnya memiliki ilmu (knowledge) dan keterampilan (skill) dalam melaksanakan tugasnya seperti ilmu distribusi dan tahu proses penyimpanan sediaan farmasi. Pemahaman ilmu distribusi akan membantu apoteker dalam menentukan ketersediaan sediaan farmasi yang optimal sehingga dapat memperkirakan kapasitas gudang dan kemampuan jangkauan distribusi serta keamanan sediaan farmasi selama didistribusikan. Pemahaman proses penyimpanan akan membantu apoteker menjaga mutu sediaan farmasi selama disimpan di gudang.Seperti kita ketahui penyimpanan sediaan farmasi harus memenuhi beberapa persyaratan diantaranya suhu ruangan, pemisahan tempat berdasarkan bentuk sediaan  dan pengamanan terhadap produk narkotika, psikotropika dan prekursor.
2. Manager 
Apoteker harus dapat menjadi manajer yang baik, dalam hal ini apoteker harus mampu mengatur barang, dan semua personil yang terlibat pada proses distribusi Salah satu kunci sukses pengelolaan persediaan di pedagang besar farmasi adalah pemenuhan  service level 100%, artinya pedagang besar farmasi  mampu memenuhi semua permintaan pelanggan , sehingga rasio penolakannya 0%. Untuk dapat menjamin service level tersebut diperlukan perencanaan (planning) yang sangat matang, jangan sampai ada penumpukan barang (over stock) atau persediaan habis (out of stock).Service level wajib dipantau baik dari supplier/produsen ataupun dari pelanggan .Itulah tugas seorang apoteker sebagai manager. Tujuannya adalah supaya perputaran persediaan atau Inventory Turn Over maksimal, risiko over stock dan out of stock diminimalisir. Seperti diketahui khusus untuk pedagang besar yang jauh dari supplier/produsen lead time(waktu tunggu) dari proses pemesanan sampai sediaan farmasi datang juga menjadi kunci dalam memenuhi service level, diperhitungkan juga terhadap adanya buffer stok/stok penyangga  sehingga selama proses menunggu stok tidak akan habis/out of stok.
Apoteker harus mampu melakukan proses delegasi sehingga semua personil akan mampu menjalan semua SOP (Standard Operational Procedure)  dengan baik serta mendokumentasikanya, selama proses pendelegasian apoteker harus mampu mengontrol setiap tahap proses distribusi dari penerimaan sampai pendistribusian ke pelanggan. Diperlukan juga pembinaan atau training yang berkesinambungan kepada  semua personil agar proses distribusi dapat berjalan dengan baik sehingga kesalahan-kesalahan yang mungkin timbul selama proses distribusi akan diminimalisir dan mutu sediaan farmasi yang didistribusikan akan tetap terjaga mutunya.